Zece secrete ale unei secretare de top

E cea mai întâlnită profesie în rubrica de anunţuri. E o profesie adeseori minimalizată: “job de făcut cafea şi manichiura personală”. Dar dacă vrei să excelezi, e un job destul de solicitant.

Anca Felea a lucrat mai mult de 25 de ani ca “senior personal assistant” în companii importante, ca Roland Berger, Ţiriac Holding şi PricewaterhouseCoopers. În prezent, îşi dezvoltă propriul business dedicat pregătirii profesionale a secretarelor, FermaDeSecretare.ro (site aici).
Am stat de vorbă cu Anca şi am invitat-o să ne dezvăluie zece secrete care fac o practicantă a acestei meserii să exceleze.

1. Discreţia.

E un motiv pentru care cuvântul “secret” e inclus în termenul “secretară”, iar acesta e legat de aptitudinea de a păstra secrete profesionale ca pe comori. “O secretară de top nu vorbeşte nici în somn”, spune Anca. “Sau dacă ştie că vorbeşte în somn, doarme singură, altfel, dimineaţa, obligatoriu va trebui să-l omoare pe ăla. Preventiv”. Lumea e mică, inside info circulă şi lucrul acesta poate crea situaţii stânjenitoare, ba chiar de-a dreptul dezavantajoase.
Aşadar, ce se întâmplă în Vegas rămâne în Vegas şi ce se întâmplă la job rămâne la job.

2. Eleganţa.

Eleganţa, spune Anca, trebuie să te reprezinte în cele mai mici detalii: ţinută, maniere, fel de a vorbi. “Inclusiv tonul vocii: să nu fie nici strident, isteric sau lătrat, dar nici miorţăit.”
Eleganţa implică şi ideea de demnitate. “Am văzut înfiorător de multe secretare care se folosesc de sex, flutură gene, plete, fac pe pisicile neputincioase. E disgusting.” Nu eşti prostituată, nu ai nici un motiv să te porţi ca atare.
În schimb, trebuie să ştii să-i tratezi pe vizitatori / parteneri / clienţi ai companiei cu graţie şi protocol. “Am auzit-o şi pe aia cu ‘eu nu car cafele.’ Ba le cari. Şi le oferi cu o amabilitate sinceră. Nici prin minte să nu-ţi treacă să le-o trânteşti în faţă, ca la tine acasă, cu ochi cârpiţi de somn. În secunda aceea, trebuie să conştientizezi că tu reprezinţi compania.”

3. Pregătirea profesională solidă.

Sunt multe lucruri pe care trebuie să le cunoască o secretară, şi acestea includ, dar nu se limitează la: cunoaşterea mai multor limbi străine, vorbite corect şi coerent, şi a gramaticii lor, pentru că deseori le utilizezi şi în scris; cunoaşterea IMPECABILĂ a limbii române, iar majusculele acestea presupun şi un bagaj lingvistic de natură să impresioneze; cunoaşterea tuturor programelor Microsoft Office (şi nu strică să mai cunoşti şi altele, o să îţi folosească), şi aptitudinea de a lucra cu baze de date. Pe lângă asta, îţi prind bine cunoştinţe elementare de contabilitate, vânzări, marketing, import – export. “Aşa poţi verifica dacă un raport pe care îl primeşti este corect şi dacă include toate datele de care are nevoie şeful tău”, spune Anca.
Apoi precizează: “Îți dai seama că toate acestea sunt pe niveluri, în sensul că la Țiriac Holding se cere una și la McDonald’s la recepție alta.” Dar cu cât ştii mai multe, cu atât poţi urca ierarhic, oriunde ai fi.
Pe lângă aceste cunoştinţe generale, Anca le menţionează şi pe cele specifice: “Aprofundează tot ce se poate, legat de profilul firmei şi despre domeniul respectiv.” Cu cât eşti mai informată, cu atât eşti mai eficientă.

4. Personalitatea.

Când vine vorba de personalitate, regula de aur e echilibrul. O secretară de top trebuie să fie “deschisă, prietenoasă, dar nu genul ‘hai sa ne batem pe spate’. Fermă, dar nu inchizitorială.”
Sigur, trebuie să aibă răbdare interminabilă, pentru diverse situaţii, multe greu de anticipat, şi să nu fie “judgmental”. “Adică nu e cazul să emită judecăţi legate de şef, partenerii acestuia şi restul persoanelor din firmă. Nu e problema ei. Şi tot aici e de menţionat: no chit chat şi small talk allowed.”
O secretară bună e mâna dreaptă a şefului. Cu cât dovedeşte că e mai loială şi mai empatică, cu atât câştigă un capital de încredere mai mare. “Nu bârfești, punct. Dar mai ales, ferească Dumnezeu să-ţi bârfești șeful. Inclusiv după ce nu mai e şeful tău. I mean never. Not ever. Greu ca focul, știu pe pielea mea. Nu predau ceva ce eu nu fac sau nu am făcut.”

5. Absenţa orgoliului prost înţeles.
Absenţa orgoliului nu înseamnă absenţa coloanei vertebrale, acceptarea abuzului la locul de muncă sau a salariilor întârziate, punctează Anca. Absenţa orgoliului înseamnă, pur şi simplu, flexibilitate în gândire.
“Dacă o secretară ţine să aibă dreptate, atunci are dreptate și nu are job, it’s that simple. Funcția de asistentă este funcție de execuție. Asta înseamnă că decizia aparține – mereu – altcuiva. Chiar și când e proastă. (Decizia, zic.)
Dacă ai orgoliu și îi arăți că e proastă decizia, și deci așa e și el, cu aceeași mișcare îți împachetezi ce ai pe birou și dai cu pumnul la tine în firmă.”
Iar dacă ai greşit, fii pregătit să îţi asumi sincer greşeala şi să-ţi ceri scuze. “Important: o secretară de top nu face de două ori aceeaşi greşeală cu o persoană sau cu o companie”, precizează Anca.

6. Punctualitatea.

Prin punctualitate, precizează Anca, nu se referă la venitul la program, pentru că în ultima vreme sunt destule firme care nu îţi cer acest lucru.
“O asistentă de top nu depășește niciodată un deadline. Ea știe de la bun început când acesta nu e realist şi nu îl acceptă sau îl negociază.
Dar dacă l-a acceptat, nu îl încalcă niciodată. Nu există scuze.
Mai spun odată: o asistentă știe când deadline-ul nu e realist. Își ia în calcul tot când îl acceptă, inclusiv decesul personal.”
Ceea ce ne duce la:

7. Mobilitatea.

“O asistentă bună e mereu acolo. Știe înaintea ta când trebuie să îți iei pastilele, când e ziua socrului, când îți expiră RCA şi tie, şi nevesti-tii.”
În plus, într-o lume care presupune adeseori să nu fii prezent fizic la locul tău de muncă, mobilitatea “presupune în accepțiunea mea capacitatea de a lucra remote de oriunde. O asistentă de top nu dă niciodată răspunsuri de genul: păi la birou aveam scanner, iar aici n-am. Inventează. Bate la ușă la vecinul. Se duce la colț sau la poștă. Rezolvă. Știi vorba aceea: cine vrea sa rezolve o problemă, caută soluții, iar cine nu, caută scuze.”
Pe scurt, mobilitatea unei secretare de top e reflectată de rezultatele pe care le poate livra.

8. Prioritizarea corectă a sarcinilor.

Evident, ăsta e marele secret al eficienţei. O ordine justă a lucrurilor pe care le ai de făcut.
Ideea de priorităţi corect stabilite mi se pare destul de limpede, şi totuşi, şi aici trebuie să existe un mic secret, sau un sub-secret, presupun eu.
“O secretară ştie întotdeauna să facă diferența între urgent și important și niciodată nu începe prin a rezolva urgenţa”, spune Anca.

9. Plăcerea competiţiei.

Ştii genul de om încorsetat în idei rigide despre cum trebuie făcute lucrurile? Omul ăla nu va fi niciodată o secretară de top.
“Unei asistente de top îi place competiția, o încurajează, se simte motivată de ea. O asistentă de top nu e speriată deconcurență, înțelege că lumea se schimbă în permanență, de la modele de telefon la modele de viață. Şi atunci, are o zonă de confort amplă, se poate adapta uşor la diverse situaţii.
Iar această bucurie a competiţiei se traduce şi în curiozitate. Trebuie să se străduiască, să fie la zi cu tot ce mișcă în domeniul ei, și în domeniile apropiate”, explică Anca.

10. Viaţa ta personală e, ei bine, personală.

Anca îmi dă un ipotetic exemplu al unei tinere care e concediată pentru că “îşi rupe capul” prin cluburi în weekend şi apoi îşi postează diverse poze şi live-uri deşănţate pe reţelele sociale. “De la un nivel profesional în sus, îţi e evident că imaginea ta publică trebuie să fie impecabilă, pentru că se leagă direct de aceea a companiei.”
Dar ce să faci, să te călugăreşti?
“Nu. Nu spun nimănui cum să trăiască. În timpul tău liber, distrează-te cât vrei şi cât poţi. Vorbesc despre lucrurile pe care le afişezi public.”
Ceea ce ne duce înapoi la discreţie, punctul de plecare al acestei liste.

Mai multe despre Anca şi cursurile ei puteţi găsi pe siteul FermadeSecretare.ro.